Table of Contents

Проведение барбекю или пикника в джипе является одним из самых полезных способов укрепить связи между любителями бездорожья, поделиться историями о тропах и насладиться спокойным днем на открытом воздухе. Независимо от того, есть ли в вашем клубе дюжина членов или пятьдесят семей, хорошо спланированная встреча превращает простую посуду в незабываемый опыт. Это руководство охватывает все, что вам нужно знать - от выбора правильного места до организации уборки - поэтому ваше мероприятие проходит гладко и оставляет всех с нетерпением ждать следующего.

Планирование события: закладка фундамента

Твердое планирование является основой любого успешного собрания клуба Jeep. Начните за несколько недель до того, чтобы обеспечить дату, местоположение и необходимые разрешения. Вдумчивый подход гарантирует, что вы не упустите важные детали, которые могут вызвать стресс в день.

Выбираем дату и время

Опросите членов вашего клуба рано, чтобы найти дату, которая работает для большинства. Многие клубы используют простой онлайн-опрос или общий календарь, чтобы определить выходные или праздничные окна с самой высокой доступностью. Избегайте пиковых выходных, когда у членов могут быть семейные обязательства, и рассмотрите местные погодные условия - раннее лето и ранняя осень часто обеспечивают наиболее комфортные температуры для приготовления пищи на открытом воздухе. Цель для полуденного начала (около 11:00 утра), который позволяет настроить, общаться, поздний обед и дневные мероприятия до захода солнца.

Выбрать месторасположение

Правильное место задает тон всему мероприятию. Вот общие варианты, каждый со своими преимуществами:

После того, как вы выбрали место, зарезервируйте его как можно скорее. Подтвердите такие детали, как максимальная вместимость, политика в отношении алкоголя, правила пожара и наличие гриль. Если на сайте отсутствуют грили, планируйте принести портативные, достаточно большие, чтобы накормить толпу.

Бюджет и финансирование

Решите, покроет ли клуб расходы от сборов, проведет ли небольшая коллекция или попросит членов принести взносы. Общим подходом является мероприятие в стиле бильярда, где клуб предоставляет основной белок (бургеры, хот-доги, курицу) и члены приносят гарниры, десерты и напитки. Если вы выбираете финансируемый клубом барбекю, оцените затраты: мясо, булочки, приправы, уголь / газ, одноразовые тарелки и утварь, лед, кулеры, мешки для мусора, украшения и любые сборы за разрешение. Подумайте о том, чтобы попросить небольшую плату за посетителя, чтобы компенсировать расходы, если казна клуба ограничена.

Коммуникация и RSVP

Отправьте четкое объявление за две-три недели до мероприятия. Используйте предпочтительный канал вашего клуба - электронную почту, группу Facebook, приложение для обмена сообщениями или форум. Включите:

  • Дата, время, местоположение (с адресом и ссылкой на карту)
  • Список того, что предлагает клуб и что должны принести члены клуба
  • Продовольственная подписка (чтобы не получить три картофельных салата и не съесть десерт)
  • Срок RSVP для оказания помощи с перечнем поставок

Следите за этим за неделю до и два дня до события с напоминанием, которое включает в себя обновления погоды и любые изменения в последнюю минуту. Сильная связь уменьшает путаницу и обеспечивает хорошую явку.

Еда и напитки: кормление семьи джипов

С группой голодных внедорожников вам понадобится хорошо организованное меню, адекватное кухонное оборудование и система для обеспечения безопасности и доступности продуктов питания.

Меню для толпы

Если клуб поставляет основной белок, рассчитайте примерно два бургера или одну большую куриную грудку на человека. Лучше иметь остатки, чем сокращаться. Рассмотрите возможность предложить смесь говядины, курицы и вегетарианского варианта (грибы портобелло, вегетарианские гамбургеры) для размещения различных диет. Для мероприятий по муравейнику создайте лист с подписью с категориями: закуски, салаты, основные блюда, бока, десерты и напитки. Напомните членам маркировать блюда с ингредиентами, особенно для общих аллергенов (орехи, молочные продукты, глютен).

Советы по гриль для больших групп:

  • Предварительно приготовленные частично дома для таких предметов, как куриные бедра или ребра, чтобы сократить время на гриле на месте.
  • Используйте термометр гриль, чтобы избежать недоваренного мяса.
  • Назначьте себе «хозяина гриля», которого не уводят другие задачи.
  • Держите сырую и приготовленную посуду отдельно, чтобы предотвратить перекрестное загрязнение.
  • Имейте кулер, полный предварительно приготовленной пищи в качестве резервной копии, если гриль замедляется.

Напитки и гидратация

Всегда обеспечивайте много воды, особенно если мероприятие включает в себя физическую активность, такую как поездка на тропе или игры. Запасные кулеры со льдом и смесью воды, соды и сока. Если разрешено пить алкоголь, напомните членам клуба, чтобы они ответственно пили и назначали водителя для тех, кто планирует управлять транспортным средством после этого. Некоторые парки запрещают алкоголь, поэтому заранее проверьте правила. Предоставьте отдельный кулер с пометкой «BYOB», чтобы поддерживать организованность личных напитков.

Приправы и утюги

Не забудьте мелочи. Устройте специальный стол с кетчупом, горчицей, с удовольствием, майонезом, соусом BBQ, горячим соусом, солью, перцем, салфетками, тарелками, чашками и пластиковой посудой. Принесите сервирующие щипцы для каждого блюда, чтобы сохранить все в порядке. Поместите мусорную станцию рядом, чтобы поддерживать порядок в районе.

Деятельность и развлечения

Jeep Club BBQ - это больше, чем еда - это возможность отпраздновать внедорожный образ жизни и весело провести время вместе.

Сценическая поездка по тропе или курс препятствий

Если ваше местоположение находится рядом с тропами или имеет внедорожную зону, организуйте групповую поездку. Держите длину тропы умеренной (30-60 минут), чтобы посетители не находились вдали от BBQ слишком долго. Для более сдержанной деятельности настройте простой курс препятствий в большом поле с использованием конусов, флагов или журналов. Проверяйте навыки, такие как узкие повороты, резервное копирование и нежные наклоны. Присуждайте забавные призы победителям.

Игры и конкурсы

Классические игры для пикника привлекают всех:

  • Военный буксир — Разделитесь на две команды; используйте прочную веревку и отметьте центральную линию.
  • Мешковые гонки или трёхногие гонки — отлично подходит как для детей, так и для взрослых.
  • Охота на мусорщиков — Создайте список предметов, связанных с джипом, или природных объектов, которые можно найти вокруг места пикника. Включите такие предметы, как «оковы», «распечатка GPS-трекера», «клевер с четырьмя листами».
  • Беановый мешок (кукурузный забой) — Легко настроить и популярен на любом собрании.
  • Jeep trivia — Тестовые знания истории Jeep, моделей и внедорожных техник. Предлагайте небольшие призы за правильные ответы.

Фото Бута и воспоминания

Настройте фото-кабину с фирменным фоном (флаг решетки джипа, клубный баннер или простой фон природы). Предоставьте реквизит, такой как игрушечные рулевые колеса, негабаритные солнцезащитные очки, ковбойские шляпы и знаки, которые говорят: «Я предпочел бы быть на тропе». Назначьте кого-то с хорошей камерой, чтобы запечатлеть откровенные моменты. Позже поделитесь фотографиями в частной группе или альбоме мероприятия вашего клуба. Эти визуальные эффекты создают сообщество и поощряют посещение будущих мероприятий.

Музыка и атмосфера

Портативный динамик Bluetooth может повысить вибрации. Создайте совместный плейлист заранее и попросите участников добавить свои любимые гимны бездорожья. Держите громкость на уровне, который позволяет вести разговор. Поместите динамик подальше от зоны питания, чтобы избежать подавляющего шума.

Безопасность и логистика

Обеспечение безопасности всех, пока вы веселитесь, должно быть главным приоритетом. Небольшая подготовка предотвращает несчастные случаи и обеспечивает плавное мероприятие.

Безопасность сайта

Прогуляйтесь по месту перед мероприятием, чтобы определить опасности: отверстия, низко висящие ветки, неровная земля возле гриль или районы, где транспортные средства могут случайно подъехать слишком близко к людям. Отметьте зону приготовления с осторожностью лентой или шишками. Если присутствуют дети, обозначьте игровую зону вдали от гриль и движения транспортных средств. Напомните водителям медленно перемещать джипы и только в обозначенных парковочных местах.

Первый набор помощи и план действий в чрезвычайных ситуациях

Принесите хорошо укомплектованный аптечка первой помощи, которая включает в себя повязки, антисептические салфетки, пинцет (для отщеплений), обезболивающие, крем для ожогов и мгновенную холодную упаковку. Рассмотрите возможность добавления EpiPen, если у кого-либо из членов есть серьезные аллергии и дали согласие. Знайте адрес ближайшей больницы или центра неотложной помощи. Пусть член клуба добровольно будет назначенным лицом точки безопасности - кто-то, кто остается трезвым и знаком с чрезвычайными ситуациями.

Для более подробных контрольных списков безопасности, контрольный список аптечки Американского Красного Креста (FLT:0) является надежным справочником.

Пожарная безопасность

Если используют угольные решетки, установите их на ровное, негорючее грунтовое (избегайте сухой травы). Держите рядом огнетушитель или ведро с водой. Никогда не оставляйте горячую гриль без присмотра. После приготовления пусть угольки полностью остынут, прежде чем утилизировать их в металлическом контейнере. Если вы используете пропановые решетки, проверьте соединения на наличие утечек и принесите запасной бак.

Погодные непредвиденные обстоятельства

Иметь запасной план на дождь или экстремальную жару. Большой всплывающий навес может обеспечить тень или укрытие. Если прогноз выглядит плохо, выберите место с крытым павильоном. В жаркие дни приносите дополнительную воду, солнцезащитный крем и поощряйте перерывы в тени. Назначьте кого-нибудь для мониторинга погодных предупреждений и знайте, когда отменять мероприятие.

Домашние животные и дети

Если мероприятие удобно для домашних животных, напомните владельцам держать собак на поводках, принести чаши с водой и убирать за ними. Некоторые парки требуют доказательств вакцинации, поэтому проверьте местные правила. Для детей планируйте соответствующие возрасту мероприятия и убедитесь, что взрослые контролируют около гриль, воды и зон транспортных средств. Подумайте о том, чтобы иметь специальный «детский стол» с ремеслами или простыми играми.

Уборка и не оставлять следов

Оставляя сайт чище, чем вы нашли, он хорошо отражается на вашем клубе и сохраняет доступ к месту для будущих событий.

Станции мусора и утилизации

Настройте четко обозначенные контейнеры для мусора, переработки (каны, пластиковые бутылки, картон) и компоста (отбросы пищи, если это разрешено). Поместите их в центральное доступное место и опорожните их по мере заполнения. Принесите дополнительные мешки для мусора и назначьте команду по уборке из 3-5 членов, чтобы сделать окончательную проверку, прежде чем все уйдут.

Гриль и уборка продуктов

Утилизируйте горячие угли в металлическом ведре. Скрепируйте решетки для гриль и упаковывайте их. Стирайте столы и столешницы. Если какая-либо пища была оставлена, выбрасывайте скоропортящиеся предметы, которые находились при комнатной температуре более двух часов. Держите кулер с надписью «оставленные продукты», чтобы забрать домой.

Восстановление сайта

Проверяйте любые следы шин, оставленные транспортными средствами в неназначенных районах. Заполните небольшие развороты, если вы сделали полосу препятствий. Возьмите окурки и другие мелкие обломки. Последний проход с командой по очистке гарантирует, что ничего не будет забыто.

Оригинальное название: Wrapping Up and Building Momentum

После BBQ небольшое последующее наблюдение может превратить одно большое событие в традицию.

Спасибо, заметки и отзывы

Отправьте групповое сообщение, в котором вы поблагодарите всех, кто присутствовал, помогал с установкой, приносил еду или убирал. Поделитесь ссылкой на фотоальбом и выделите забавные моменты или заметные достижения (наибольшая дистанция, лучшее блюдо, победитель полосы препятствий). Это усиливает чувство принадлежности и заставляет участников чувствовать себя ценными.

Собрать обратную связь

Спросите членов, что им понравилось и что можно улучшить в следующий раз. Было ли место хорошим? Было ли достаточно мероприятий? Исчерпала ли еда? Используйте простую онлайн-форму или опрос. Обратная связь помогает вам уточнить мероприятие на следующий сезон.

Планируем следующее собрание

В то время как энергия высока, начните обсуждать идеи для следующего клубного мероприятия - возможно, кемпинг в выходные, ночной пробег или ежегодный барбекю. Создайте общий документ, где участники могут предлагать даты и мероприятия. Последовательно организованные собрания укрепляют сообщество вашего клуба и сохраняют членов.

Финальный контрольный список для хозяев

Используйте этот список ссылок, чтобы оставаться на пути:

  • 6 недель до — члены опроса для предпочтительной даты, места скаутов, разрешений на проверку.
  • 4 недели до — место резервирования, установленный бюджет, отправьте первое объявление с листом регистрации.
  • 2 недели до — Подтвердите численность персонала на основе RSVP, заказа / покупки расходных материалов, назначьте добровольцев для гриля, игр, уборки.
  • 1 неделя до — Напомните участникам по электронной почте/группе, проверьте погоду, доработайте меню.
  • 2 дня до — Покупайте скоропортящиеся, заряжайте аккумуляторы для динамика/камеры, подготовьте кулеры.
  • День события (FLT:0) — Прибывайте рано для установки, приветствуйте участников, управляйте грилем и действиями, оставайтесь гибкими.
  • После события — Очистите, отправьте благодарственные письма, поделитесь фотографиями, соберите отзывы.

Проведение джип-клуба BBQ или пикника не должно быть подавляющим. Планируя заранее, четко общаясь и сосредотачиваясь на том, что делает ваше сообщество особенным - общая любовь к приключениям и открытой дороге - вы создадите событие, о котором члены говорят в течение нескольких месяцев. Для получения большего вдохновения на деятельность клуба, ознакомьтесь с ресурсами из сети Jeep Jamboree или свяжитесь с другими клубами через Международный каталог Jeep Club . Счастливые тропы и счастливый грилинг!